Un compañero nuevo
para cada departamento
Qué es de verdad la inteligencia artificial en vuestro trabajo. Qué va a hacer un trabajador digital en vuestra empresa, qué no va a hacer y qué necesitamos de vosotros para que funcione bien.
La IA no es solo hacerle preguntas
Casi todos conocemos la IA por ChatGPT: le escribes una pregunta y te contesta. Eso es útil, pero es solo la parte que se ve. Lo que montamos en las empresas es otra cosa: un trabajador digital que lee, comprueba, calcula y prepara el trabajo dentro de vuestras propias herramientas.
- Espera a que le preguntes. Si nadie le escribe, no hace nada.
- No conoce vuestra empresa. Ni vuestras tarifas, ni vuestros clientes, ni vuestras obras.
- No toca nada. Lo que contesta lo tenéis que copiar vosotros a otro sitio.
- Es como una enciclopedia que habla: sabe mucho de todo, pero el trabajo lo seguís haciendo vosotros.
- Lee el correo nada más llegar
- Entiende que es una petición de presupuesto
- Saca las partidas: 480 m², 6 semanas, 22 m…
- Aplica vuestras tarifas y el descuento de ese cliente
- Prepara el presupuesto a limpio, con vuestro logo
- Lo deja en el tablón: «listo para revisar»
- Se pone en marcha solo. Llega un correo, una factura o se acaba un material, y empieza a trabajar.
- Conoce vuestra empresa. Usa vuestras tarifas, vuestros clientes, vuestros trabajadores y vuestras normas.
- Hace el trabajo de verdad, dentro de vuestro CIRAM: calcula, rellena, comprueba, avisa.
- Y os lo deja preparado. Lo importante siempre lo revisa y lo aprueba una persona.
Preguntar
Le escribes y te contesta. Lo que ya conocéis.
Ayudar
Le das un documento y te lo resume, lo traduce o lo corrige.
Trabajar
Recibe la tarea, la hace en vuestras herramientas y os avisa. Esto es lo que montamos.
El viaje de un presupuesto, hoy y mañana
Un caso real de una empresa de rehabilitación de fachadas: un administrador de fincas pide presupuesto por correo. Pulsad «Paso a paso» y seguid el papel.
- ✉Llega el correo al jefe. Está en obra: lo verá esta tarde.
- ✎Lo apunta a mano, en un papel. Metros, semanas, lo que pide el cliente.
- ⇢Le pasa el papel a quien hace los presupuestos.
- ▦Ella busca las tarifas en las tablas y hace las cuentas: m², semanas de andamio, cornisas…
- ⌨Lo pasa a limpio y bonito en el ordenador.
- ⇢Lo envía por correo para que lo revisen. Se queda en una bandeja más.
- ⧉Alguien lo reenvía a administración. Ahora hay dos versiones. ¿Cuál es la buena?
- ⌛El cliente llama: «¿Cómo va lo mío?»
- ✉Llega el correo. El trabajador digital lo lee en ese mismo minuto.
- ⚙Saca los datos y prepara el presupuesto con vuestras tarifas y el descuento de ese cliente.
- ▣Lo deja en el tablón de presupuestos, a limpio: «listo para revisar».
- ✓Ella lo revisa, ajusta si hace falta y lo aprueba. Dos minutos.
- ➤Sale hacia el cliente y todos los departamentos lo ven en el mismo sitio. Una sola versión.
- ↺Si en unos días el cliente no contesta, el sistema prepara el correo de seguimiento.
En esa empresa salen unos 430 presupuestos al mes: de 20 minutos a 2 minutos cada uno son unas 129 horas al mes, solo en presupuestos.
Qué sabe hacer un trabajador digital
Pulsad cada tarjeta para ver un ejemplo real, de una empresa de rehabilitación de fachadas.
Hasta dónde llega, y dónde se para
La regla es sencilla: él prepara, vosotros decidís. Cada tarea tiene uno de estos tres colores, y los colores los elegís vosotros.
Lo hace solo
Trabajo de trámite, sin riesgo, que hoy os quita el tiempo.
- Leer y repartir los correos
- Comparar factura y presupuesto
- Avisar de caducidades
- Archivar y hacer copias
- Recordar un cobro con el tono pactado
Solo personas
Lo que necesita criterio, oficio o responsabilidad.
- Fijar precios y condiciones especiales
- Aceptar o no una obra
- La revisión técnica final
- Firmar lo que tiene que firmar alguien
- Tratar con el cliente cuando hay un problema
Lo que conviene saber
Se puede equivocar. Como cualquiera. Por eso lo que tiene consecuencias pasa siempre por una persona, y queda registrado quién aprobó qué.
No sabe lo que no le contamos. Si una obra es especial por algo que solo vio quien hizo la visita, eso lo añadís vosotros.
Aprende de vuestras correcciones, porque cada vez que cambiáis algo, ajustamos sus reglas con vosotros.
Qué cambia en cada departamento
Casi todas las empresas tienen estos departamentos, con un nombre u otro. Elegid uno: cada uno verá lo que hace hoy, lo que hará el trabajador digital y lo que sigue siendo suyo.
Un solo tablón para toda la empresa
Nada de correos reenviados, Excel duplicados o papeles que no llegan. Cada aviso aparece en el tablón de quien le toca, con lo que hay que hacer y un botón para hacerlo. Probad a pulsar.
Cuando alguien falta, el trabajo no se para
Hoy, si quien hace los presupuestos se pone enferma una semana, su trabajo se queda en su bandeja o le cae encima a un compañero. Mirad qué pasa en cada caso.
Preguntas de verdad
¿Me va a quitar el trabajo?
No viene a sustituir a nadie. Viene a quitaros lo que nadie quiere hacer: pasar a limpio, copiar datos de un sitio a otro, perseguir facturas o buscar en un Excel quién tiene el curso en vigor. En una empresa de rehabilitación de unas veinte personas calculamos unas 200 horas al mes de esas tareas: como 1,3 personas a jornada completa. Ese tiempo vuelve a lo que solo vosotros sabéis hacer: atender al cliente, preparar bien las obras y no ir siempre con prisa.
¿Y si se equivoca?
Puede pasar, igual que nos pasa a las personas. Por eso todo lo que tiene consecuencias (un presupuesto que sale, un pedido, una factura) lo aprueba una persona, y queda registrado quién aprobó qué y cuándo. Cuando lo corregís, ajustamos sus reglas para que no se repita.
¿Tengo que saber de informática?
No. Si sabéis usar el correo y el móvil, sabéis usar el tablón. La formación es en vuestro puesto, con vuestros casos reales, y suele bastar media hora.
¿Es lo mismo que ChatGPT?
Usa el mismo tipo de inteligencia artificial, pero trabaja de otra manera: no espera a que le preguntéis, conoce vuestras tarifas, clientes y obras, y hace el trabajo dentro de vuestro CIRAM en lugar de daros una respuesta para que la copiéis.
¿Dónde están nuestros datos? ¿Quién los ve?
En un servidor solo para vuestra empresa, con copias diarias y copia en vuestro Drive u OneDrive. Cada persona entra con su acceso y ve lo suyo. Queda registrado quién hizo qué.
¿Y si mañana cambiamos la forma de trabajar?
Se cambia con él. Está hecho a vuestra medida, y la cuota incluye 10 horas al mes para cambios, mejoras y automatizaciones nuevas. La mayoría de cambios están en media hora.
¿Qué pasa si se cae internet o el sistema?
El trabajo no se pierde: todo lo que está a medias queda guardado y continúa cuando vuelve. Y nada se envía sin que quede registrado.
¿Qué hacéis una y otra vez?
Nadie conoce mejor que vosotros lo que os quita el tiempo. Una tarea es buena candidata para el trabajador digital si os suena alguna de estas frases. Marcad las que os pasen.
Apuntad vuestras tareas
Una persona por vez. Elegid el departamento, marcad lo que hacéis y añadid lo que falte. Con cuántas veces a la semana y cuánto tardáis, sale solo cuánto tiempo os devolvería.
| Persona | Tarea | Veces a la semana | Minutos cada vez | Horas al mes | Quitar |
|---|---|---|---|---|---|
| Total que podría volver al equipo | 0 h | ||||
Todavía no hay tareas apuntadas.
Lo que apuntáis se guarda en este navegador hasta que lo enviéis. Al pulsar «Enviar», la lista le llega directamente al equipo de iaBusiness. Cuenta: veces a la semana × minutos × 4,3 semanas ÷ 60.
Por dónde empezamos, y hasta dónde podemos llegar
Así fue el plan en la empresa de fachadas del ejemplo. En la vuestra empezaremos por lo que más tiempo os quite.
Lo que más tiempo quita
- Presupuestos desde las mediciones
- Facturas de proveedor comprobadas solas
- Facturas internas firmadas en pantalla
- Hojas de almacén en la tablet
Obras, personas y dinero
- Quién puede ir a cada obra, por sus permisos
- Seguridad y normativa en una lista por obra
- Cobros que se reclaman solos
- Ninguna factura sale sin sus datos
Medimos con vosotros
- Volvemos a cronometrar cada tarea
- Comparamos con las horas que estimamos al principio
- Ajustamos lo que moleste en el día a día
Lo que elijáis
- Stock y pedidos al proveedor con un clic
- Mediciones que calculan material, hierros y andamio
- Cuántos trabajadores y qué cuadrilla, según sus certificados
- Cuadrantes, horarios, bajas y altas
- Partes de trabajo y fotos desde el móvil
- Portal para administradores de fincas
Cada idea que salga hoy de vosotros puede ser el siguiente paso.
Él prepara.
Vosotros decidís.
Menos papel, menos esperas, menos cosas que recordar. Y más tiempo para el trabajo que de verdad es vuestro.
